Hvad er dataopbevaringspolitik, og hvordan opretter man en?

I denne blog vil vi afdække den kritiske betydning af dataopbevaringspolitikker og få værdifuld indsigt i at udvikle en skræddersyet politik til din virksomhed. Naviger i kompleksiteten af datastyring, compliance og sikkerhed for at styrke din organisations informationsstyringsstrategi.

Hvad er en dataopbevaringspolitik?

En dataopbevaringspolitik bestemmer, hvordan data opbevares og bortskaffes for at minimere sikkerhedsrisici og overholde regler. Politikken beskriver, hvordan data skal formateres, hvor længe de skal opbevares, og hvordan og hvor de skal opbevares. Når opbevaringsperioden udløber, kan dataene slettes eller flyttes til sekundært lager, hvilket sikrer, at det primære lager forbliver rent. Organisationer har ikke råd til at opbevare alle data på ubestemt tid og skal demonstrere, at de selektivt opbevarer og sletter data baseret på specifikke lovkrav. Organisationer opretter ofte deres egne dataopbevaringspolitikker, men de skal også sikre, at disse politikker overholder eller overgår de gældende love. Hver branche kan have forskellige opbevaringsperioder for forskellige typer data, og organisationer kan bruge branchespecifikke dataopbevaringspolitikskabeloner som en vejledning.

De grundlæggende elementer i en dataopbevaringspolitik omfatter:

• Typer af indsamlet data: Angiv klart de kategorier og typer af data, som organisationen indsamler. Dette kan omfatte kundeoplysninger, medarbejderregistreringer, økonomiske data eller andre relevante datakilder.
• Datalagringsprocedurer: Skitser procedurerne for sikker lagring af registrerede data. Dette omfatter specificering af, om data skal lagres på stedet eller i skyen, krypteringsmetoder og adgangskontroller for at beskytte følsomme oplysninger.
• Dataformat: Definer det format, som dataene skal gemmes i. Dette kan omfatte filformater, databasestrukturer eller andre relevante standarder for at sikre konsistens og nem hentning.
• Opbevaringsperioder: Angiv tydeligt, hvor længe forskellige typer data vil blive opbevaret. Overvej juridiske krav, forretningsbehov og industristandarder, når du bestemmer disse perioder for at finde en balance mellem overholdelse og driftseffektivitet.
• Procedurer for bortskaffelse af data: Angiv sikre metoder til bortskaffelse af data ved udgangen af dens opbevaringsperiode. Dette kan omfatte makulering af fysiske dokumenter, sikker sletning af elektroniske filer eller andre passende metoder til at forhindre uautoriseret adgang.
• Sikkerhedskopiering og arkivering: Detaljer om procedurerne for sikkerhedskopiering og arkivering af data. Definer, hvor ofte sikkerhedskopier skal udføres, hvor de vil blive gemt, og kriterierne for data, der skal arkiveres i stedet for aktivt at bevare.
• Roller og ansvar: Angiv tydeligt rollerne og ansvarsområderne for personer, der er involveret i datahåndtering. Dette omfatter dataejere, depotforvaltere og andre medarbejdere, der er ansvarlige for datasikkerhed, overholdelse og implementering af opbevaringspolitikken.

Hvad skal en dataopbevaringspolitik indeholde?

En standardpolitik for dataopbevaring skitserer formålet med at opbevare oplysninger, definerer de brugere, den gælder for, og specificerer dens omfang. Politikken vil også omfatte forskellige dataopbevaringskrav, såsom tidsplaner for opbevaring, databeskyttelsesregler, retningslinjer for datadestruktion og regler for reaktion på brud. Organisationer skal opdage og klassificere alle personlige data. Dette kan omfatte data gemt i databaser, dokumenter, e-mails, billeder og videoer. Derudover bør der tages hensyn til de registreredes placering, da forskellige lokationer kan have forskellige krav og dermed kræve unikke dataopbevaringspolitikker. Sikkerhedskopieringsfrekvensen bør også tages i betragtning under hensyntagen til risikoen for tab af data, behovet for flere sikkerhedskopier, og hvor lang tid data bør opbevares baseret på dens type.

Sådan opretter du en dataopbevaringspolitik

Oprettelse af en dataopbevaringspolitik og tidsplan er en kompleks opgave. Det kræver grundig forskning for at identificere de gældende regler og politikker for hver datakategori og tage højde for undtagelser. Det involverer også samarbejde mellem flere individer og teams, hvilket kan resultere i forskellige perspektiver.

Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du opretter en robust dataopbevaringspolitik:

1. Identificer datatyper og kategorier

Begynd med at kategorisere din organisations data i forskellige typer baseret på deres natur, følsomhed og regulatoriske implikationer. Dette kan omfatte kundedata, økonomiske poster, medarbejderoplysninger og mere. Forståelse af mangfoldigheden af dine data vil lægge grundlaget for at skræddersy opbevaringsperioder og bortskaffelsesmetoder.

2. Vurder juridiske og regulatoriske krav

Overholdelse af databeskyttelseslove og industriregler er ikke til forhandling. Foretag en grundig gennemgang af det juridiske landskab, der styrer din branche og de regioner, hvor din virksomhed opererer. Dette trin er afgørende for at bestemme de minimumsopbevaringsperioder, der kræves for specifikke typer data, og for at sikre, at din politik er i overensstemmelse med disse retningslinjer.

3. Definer opbevaringsperioder

Etabler klare og præcise opbevaringsperioder for hver kategori af data. Dette indebærer at bestemme, hvor længe visse typer oplysninger skal opbevares af operationelle, juridiske eller historiske årsager. Vær opmærksom på at finde en balance – at opbevare data for længe kan udsætte din organisation for unødvendige risici, mens bortskaffelse af dem for tidligt kan føre til manglende overholdelse.

4. Implementer metoder til sikker datadestruktion

Når data når udløbet af deres opbevaringsperiode, skal de bortskaffes sikkert. Definer metoder til datadestruktion, uanset om det er gennem fysisk destruktion af lagermedier eller sikker sletning af digitale filer. Implementering af disse procedurer beskytter ikke kun følsomme oplysninger, men styrker også dit engagement i databeskyttelse.

5. Tildel ansvar og ansvarlighed

Definer tydeligt roller og ansvar for implementeringen af dataopbevaringspolitikken. Udpeg personer eller teams, der er ansvarlige for at overvåge dataopbevaringsperioder, igangsætte bortskaffelsesprocesser og sikre overordnet overholdelse. Ansvarlighed er nøglen til en vellykket gennemførelse af enhver politik.

6. Uddanne og træne personale

Din dataopbevaringspolitik er kun effektiv, hvis dit team forstår og følger den. Tilbyder omfattende træningssessioner for at uddanne medarbejderne om vigtigheden af dataopbevaring, de specifikke retningslinjer, der er beskrevet i politikken, og konsekvenserne af manglende overholdelse. Regelmæssige opdateringer og påmindelser vil hjælpe med at styrke disse principper.

I betragtning af de mange ansvarsområder medarbejderne har, er det vigtigt at sikre, at din dataopbevaringspolitik holdes så enkel som muligt. Dette kan opnås ved at begrænse antallet af registreringskategorier og opbevaringsperioder og etablere en årlig begivenhed, hvor medarbejdere bliver bedt om at slette eller arkivere deres optegnelser. Derudover spiller effektiv kommunikation en afgørende rolle for at sikre, at alle forstår deres rolle i politikken og ved, hvornår og hvordan de skal bortskaffe optegnelser, der har overskredet deres opbevaringsperiode. Indsamling af feedback fra dem, der er direkte påvirket af politikken, er afgørende for at foretage de nødvendige forbedringer og justeringer. Nedenfor er nogle bedste fremgangsmåder, du kan følge, når du opretter din dataopbevaringspolitik.

Best Practices for dataopbevaringspolitik

Nedenfor er nogle bedste fremgangsmåder for dataopbevaring, som du kan bruge til at udvikle en skræddersyet politik til din virksomhed.

Saml et team: Identificer de interessenter, der skal involveres i politikudviklingsprocessen, såsom ledere, juridiske medarbejdere, it-administratorer osv. Sørg for, at hvert team eller individ er retfærdigt repræsenteret.

Opdag og klassificer dine data: Bestem, hvilke data der skal arkiveres og hvor længe, ved at overveje deres art og relevans i forhold til aktuelle forretningsbehov. Tilpas klassifikationsskemaet efter dine specifikke behov. Almindelige kategorier kan omfatte skattedokumenter, løndokumenter og salgsdokumenter.

Slet ROT-data: Undgå at holde på data længere end nødvendigt, da forældede data udgør en sikkerhedsrisiko. Implementer et system, der nemt kan identificere og slette data, der er ROT (Redundant, Obsolete eller Trivial).

Fastgør gældende regler: Sørg for, at dine dataopbevaringspolitikker overholder lovmæssige og regulatoriske krav, såsom HIPAA, SOX og GDPR. Kend de specifikke love og krav for hver branche og gem data, der kan være nødvendige for retslige skridt.

Etabler tidsgrænser: Tildel standardtidsgrænser for arkivering eller sletning af hvert dataelement. Generelt bør permanent tilbageholdelse være undtagelsen snarere end reglen.

Formidling af politikken: Informer alle relevante medarbejdere og teams om politikken og dens indvirkning på deres roller og ansvar.

Gennemgå og opdater politikken: Gennemgå regelmæssigt politikken for at imødekomme skiftende behov og omstændigheder. Foretag de nødvendige justeringer efter behov.

Udvikling af en effektiv dataopbevaringspolitik hjælper organisationer med at administrere og opbevare store mængder digital information effektivt. Det sikrer, at kritiske data sikkerhedskopieres ofte, hvilket giver mulighed for nem gendannelse i tilfælde af nødsituationer. Regelmæssig revision af opbevaring hjælper med at fjerne forældede og duplikerede filer, forbedre søgninger og brugeroplevelse. Smartere datalagringspolitikker kan også skabe mere lagerplads ved at migrere ældre data til skyen.

Hvordan Lepide kan hjælpe med din dataopbevaringspolitik

Lepide Data Security Platform kan automatisk opdage og klassificere data baseret på dets følsomhed og opbevaringskrav. Dette hjælper med at håndhæve opbevaringspolitikkerne mere effektivt og sikrer, at der anvendes korrekt håndtering og beskyttelse af dataene. Med platformens kontinuerlige overvågningsfunktioner kan den spore dataadgang og ændringer i realtid. Det kan registrere eventuelle uautoriserede dataændringer eller sletninger, hvilket sikrer overholdelse af dine opbevaringspolitikker. Advarsler kan genereres for at underrette administratorer om enhver politikovertrædelse. Derudover genererer platformen detaljerede revisionsrapporter, som kan bruges til at demonstrere overholdelse af de relevante databeskyttelseslove. Lepide forenkler også processen med at holde Active Directory rent ved at slette, deaktivere eller flytte inaktive og forældede konti til en anden organisatorisk enhed, uden at det kræver involvering af IT-medarbejdere.

Hvis du gerne vil se, hvordan Lepide Data Security Platform kan hjælpe dig med at oprette og vedligeholde en dataopbevaringspolitik, så planlæg en demo med en af vores ingeniører.